Descubra como tornar a sua gestão clínica muito mais precisa e ágil com automação de processos e de atividades repetitivas!
O SOC é um software de gestão clínica que integra os dados de recursos humanos, higiene, segurança, saúde ocupacional e meio ambiente, em um único local.
Com diversas funcionalidades, é considerado o mais completo ERP do segmento, seja no mercado de empresas prestadoras de serviço em saúde e segurança ocupacional, seja de indústrias com setor de segurança e medicina do trabalho.
Por isso, o SOC é muito usado como o “sistema-mãe” dos negócios, onde tudo precisa estar centralizado e registrado. Logo, é importante ter a certeza de que os dados estão corretos e inseridos ali para que a gestão clínica seja realizada.
Mas, muitas vezes, o preenchimento de dados é feito entre várias ferramentas, abrindo brechas para erros, perda de tempo e conflitos de horário.
Para resolver esse tipo de problema, as clínicas podem contar com a automação de processos, que atua como um “piloto automático” na hora de preencher dados e enviar informações.
Neste artigo, listamos 3 integrações que destravaram os processos dos nossos clientes usuários do SOC. Quem sabe, alguma delas seja exatamente o que a sua empresa precisa.
→ Se alguma dessas automações chamar a sua atenção, fique de olho no convite que faremos ao final do artigo!
O que é automação de processos?
Temos um post em nosso perfil que explica exatamente o que é automação, olha só:
Agora que sabemos o que é automação e seus benefícios, conseguimos compreender o motivo de tantas empresas desejarem automatizar:
De acordo com uma pesquisa realizada em 2023 pelo Salesforce, 91% das empresas do mundo desejam automatizar processos de negócios.
A automação é a grande tendência do futuro, justamente por facilitar o dia a dia das empresas, simplificar a gestão clínica e proporcionar muito mais escalabilidade para que elas cresçam rapidamente.
E é por isso que a sua clínica de saúde precisa implementar essa solução! Os exemplos que mostraremos a seguir são excelentes formas de começar. Vamos lá?
Benefícios de automatizar atividades que envolvem o SOC e seus demais sistemas de Gestão Clínica
- Elimina os erros manuais e retrabalhos, garantindo a precisão das informações para a gestão clínica
- Torna os processos mais eficientes para melhorar a qualidade do serviço prestado aos clientes
- Otimiza os processos da empresa como um todo, melhorando a comunicação e o fluxo de dados
- Sincroniza informações de funcionários, exames médicos, treinamentos, indicadores de qualidade de vida em diversos sistemas (cruzamento de dados)
- Facilita a gestão clínica, fornecendo as informações necessárias para o cumprimento das obrigações legais. Ex: eSOCIAL
- Facilita o compartilhamento seguro de informações com médicos, gestores e outros envolvidos
3 AUTOMAÇÕES PARA QUEM USA O SOC
1️⃣ Agendamentos
Atualizar datas automaticamente no SOC conforme gatilhos disparados em outros sistemas é totalmente possível com automação. E não apenas atualizar, como também criar agendamentos na plataforma a partir de dados captados externamente.
Criando automações entre o Google Agenda, Calendly, Otimus Clinic e outras ferramentas com o SOC, você pode:
Agendar ou reagendar um horário no sistema X
↓
Atualizar instantaneamente no SOC
↓
Reduzir retrabalhos e garantir a sincronização das informações
Exemplo de um dos nossos clientes
Automação envolvendo: SOC + Calendly + Pipefy + Excel
Um de nossos parceiros, uma clínica de saúde ocupacional, estava enfrentando dificuldades com tarefas repetitivas em seus processos.
Qual era o problema?
O agendamento de exames estava apresentando muita demora. Cada etapa era realizada de forma manual, o que tomava muito tempo da equipe.
Quando um agendamento era realizado no Calendly, o colaborador precisava criar um card no Pipefy (CRM) com as informações do cadastro. Quando a pessoa evoluía para determinada etapa do funil, era preciso cadastrá-la no SOC para gerar o pedido de exames e inclusão na demanda interna.
Simultaneamente a tudo isso, era preciso manter uma planilha atualizada com todos os dados de novos cadastrados. Um verdadeiro trabalhão!
Como solucionamos isso?
Conectamos todos esses sistemas através da integração, e fizemos com que todo esse processo fosse colocado no piloto automático.
O resultado:
Exames agendados com muito mais agilidade, além de poupar muitas horas de esforço desnecessário da equipe do nosso parceiro.
2️⃣ Envio de exames
Quem trabalha com a área da saúde sabe que existem exames e consultas periódicos os quais cada funcionário de uma empresa precisa realizar.
Para auxiliar esse processo e a gestão clínica, a automação atua como um “analista planilheiro”, que filtra quais colaboradores precisam de exames e os registra em planilhas separadas para cada cliente da clínica, por exemplo. Isso leva ao seguinte fluxo automatizado:
Identificar colaborador e exame que precisa realizar
↓
Inserir na planilha da empresa em que ele trabalha
↓
Enviar planilha periodicamente para a empresa
Exemplo de um dos nossos clientes
Automação envolvendo: SOC + Brevo + Google Sheets
Um cliente nos procurou buscando uma forma de simplificar o processo de notificação dos funcionários que precisavam realizar exames. Eles atuam com Saúde Ocupacional, Segurança do trabalho, segurança dos funcionários e auxílio com o eSocial para outras empresas.
O que estava impedindo os processos?
A verificação de colaborador por colaborador que precisasse realizar exames em até 60 dias era exaustiva e massante para a equipe. Logo, eles precisavam encontrar uma outra forma de realizar esse processo.
Como solucionamos isso?
O que nós da FiqOn fizemos para acabar com esse problema foi conectar os sistemas SOC, Brevo e Google Sheets para possibilitar o seguinte processo:
1. Pegamos as empresas cadastradas no banco de clientes da nossa parceira e listamos os funcionários que precisam de exames em até 60 dias
2. Esses funcionários são enviados para a planilha no Sheets específica da empresa onde ele atua
3. Após isso, coletamos os contatos das empresas que estão no SOC
4. É gerado um link da planilha que é compartilhado com os contatos da unidade via e-mail utilizando a Brevo
O resultado:
Tudo isso que era feito manualmente se tornou automático. Ninguém da equipe precisa despender horas e mais horas do seu dia para realizar apenas essa função. Além disso, todos os dados ficam centralizados para cada empresa atendida pelo nosso cliente.
3️⃣ Certificações
Muitas empresas enfrentam dificuldades no processo de certificação de trabalhadores, especialmente porque, para inserir os certificados no SOC, é necessário baixá-los em PDF e inserir no SOC manualmente, um por um.
Pense só em quanto tempo é perdido nesse processo!
Agora, para quem conta com a FiqOn, isso não é um problema, porque nossa plataforma permite que:
Assim que o certificado digital é disponibilizado
↓
Seja baixado em PDF
↓
Inserido no SOC instantaneamente
Exemplo de um dos nossos clientes
Automação envolvendo: SOC + EAD plataforma
Temos um cliente usuário do SOC que oferece serviços de medicina ocupacional, com soluções para prevenir doenças ocupacionais, gerenciar riscos e promover o bem-estar geral dos funcionários.
Eles tinham uma grande dificuldade com automação de processos:
Os funcionários da clínica eram responsáveis por listar todos os clientes que possuíam o campo “Data de Exame” em branco e direcioná-los para a realização de um curso em uma plataforma chamada EAD.
Quando o cliente finalizava o curso, os funcionários tinham que acessar a plataforma EAD, pegar esse certificado e cadastrar no SOC para o paciente ter acesso em formato PDF (algo que não é possível na EAD).
Como solucionamos isso?
A FiqOn automatizou esse processo. Ambas as plataformas passaram a se comunicar instantaneamente. Assim, a FiqOn identifica os campos em branco e direciona o cliente para a plataforma EAD dentro do SOC. Quando o cliente finaliza o curso, o certificado fica automaticamente disponível no SOC em PDF.
O resultado:
Essa automação poupou muito tempo dos colaboradores da clínica, que agora não precisam mais se preocupar com a realização dessa atividade e podem se concentrar em outras tarefas.
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Se você usa o SOC na sua gestão clínica e ainda não começou a automatizar processos, está na hora de se tornar parceiro de um sistema de integração com know how e especialização nesse serviço, como a FiqOn. Algumas das nossas exclusividades incluem:
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