Você planeja aplicar a automatização de processos na sua empresa? Então se atente a esses 5 equívocos comuns e já comece de forma eficiente!
Você já parou para analisar o impacto da automatização de processos nos resultados de uma empresa? Analisemos alguns dados que falam sobre isso:
- Estudo levantado pela TNS Research aponta que as empresas que investem em tecnologia têm aumento na receita e crescem aproximadamente 60% a mais em comparação com as empresas que descartam o investimento
- 78% dos líderes empresariais acreditam que a automatização de processos na organização aumenta a produtividade de todos os envolvidos
Justamente por conta desse impacto positivo, até o ano de 2025, 70% das organizações implementarão automação de infraestrutura para oferecer flexibilidade e eficiência (Fonte: Gartner).
Nesse processo de implementação, alguns erros são comuns. E é sobre eles que iremos falar hoje. Apesar de frequentes, esses erros podem desencadear problemas extremamente graves, por isso, atente-se a cada um deles!
O que é automatização de processos?
Automatizar nada mais é do que tornar automática a realização de determinada tarefa.
Quando falamos de automatização de processos, estamos nos referindo a automatização de processos completos ou de determinadas etapas do fluxo de trabalho.
→ Por exemplo, dentro do processo de vendas, podemos automatizar a etapa de cadastro de leads, extraindo os dados do sistema X e transferindo para o sistema Y (muito comum entre o CRM de marketing e o CRM comercial). Da mesma forma, podemos automatizar diversas outras etapas em conjunto, tornando esse processo muito mais rápido.
Isso traz diversos benefícios, como:
- Economia de tempo
- Precisão nos dados
- Agilidade
- Eficiência e produtividade
ERRO 1: Não definir metas e objetivos
Tenho certeza que na sua empresa são definidos objetivos para cada setor e equipe. Eles garantem que as metas sejam alcançadas e todos andem na mesma direção.
Agora, a pergunta é: por que você não define objetivos a serem alcançadas com o uso automatização de processos? Afinal, você está investindo seus recursos ali também.
Medir a eficiência, produtividade e qualidade de entrega no curto/médio/longo prazo te mostrará quais automatizações estão sendo mais funcionais, e quais precisam ser realizadas.
Isso pode ser feito através da definição de indicadores de desempenho (KPIs), da metodologia SMART ou outro método de seu costume.
Veja alguns exemplos:
- Em três meses de automatizações ativas no setor de RH, reduzir em 37% o tempo de realização do processo X
- Em até 2 anos, ter processos automatizados em todos os setores da empresa, aumentando a produtividade geral 30%
Dessa forma, você terá dados para analisar os impactos da automatização de processos nos diferentes setores da sua empresa, bem como onde investir mais para maximizar os resultados e desempenho.
ERRO 2: Escolha inadequada da solução
Muitas pessoas, na hora de realizar a automatização de processos, acabam optando pela solução mais barata ou mais básica, com o seguinte pensamento: “só preciso cobrir esse gargalo” ou “é só pra essa função mesmo, vou pegar qualquer uma”.
Isso é um grande equívoco. E podemos ter certeza disso ao perceber que aquilo que parece um “apaga incêndio” agora, provavelmente trará mais confusão e problemas amanhã.
O que mais vemos atualmente são empresas que aderiram a uma solução na pressa de acabar com os problemas, mas que se frustraram pouco tempo depois pela falta de eficiência da solução no médio/longo prazo.
Isso pode acontecer por diversos motivos. Geralmente, é porque a plataforma cai sem aviso, bugs não são informados e o suporte não realiza nenhum tipo de retorno aos seus clientes.
Em resumo, você tem duas opções na hora de automatizar processos:
- Escolher uma solução que não satisfaz as suas necessidades e ter mais esquenta-cabeça num futuro próximo, depois de já ter gasto dinheiro e tempo nisso
OU
- Analisar suas opções e escolher a plataforma que melhor atende às suas necessidades, considerando pontos como: suporte, know how de mercado, agilidade e capacidade de solucionar suas demandas
Acredite, a opção número dois te trará muito mais tranquilidade e segurança!
ERRO 3: Não manter os times alinhados com as mudanças
A automatização de processos está diretamente ligada ao dia a dia dos seus colaboradores. Por isso, mantê-los alinhados e informados a respeito das mudanças que acontecerão é muito importante.
Isso fará não apenas com que os times tenham mais organização, mas também os deixará mais preparados para a nova forma de trabalhar com as ferramentas que utilizam no dia a dia.
Sem essa comunicação, atividades podem ser duplicadas, dados podem ser modificados e tudo se tornaria uma grande bagunça.
Então, antes de começar a automatizar, é importante informar aos funcionários impactados o passo a passo das melhorias que serão implementadas.
ERRO 4: Automatizar processos pouco importantes em relação aos demais
Hoje é possível automatizar os mais diversos processos empresariais: criação e gerenciamento de atividades, detecção de padrões, transferência e documentação de dados, entre outros.
Em meio a tantas possibilidades, definir por quais automatizações começar é extremamente importante. E é aqui que muitas empresas erram, escolhendo processos que não são prioritários, primeiro.
Além de frustrar o time, isso pode fazer com que a empresa não usufrua dos benefícios da automatização de processos da maneira que poderia se contasse com:
- Uma análise prévia da empresa e suas necessidades
- A ajuda de profissionais nesse processo
Contar com a ajuda de pessoas que sabem analisar o seu negócio e te guiar nas suas decisões relacionadas a automatização de processos será um ponto muito positivo para que você colha os melhores resultados quanto antes, estimulando o crescimento da sua empresa com escalabilidade.
ERRO 5: Não considerar a segurança dos seus dados
Um erro que passa despercebido muitas vezes é: na hora de escolher uma solução, a pessoa não considerar a forma como as suas informações e dos seus clientes serão protegidas.
Dados são o bem mais valioso do mundo. Logo, contar com uma plataforma que se preocupe com a proteção dos seus dados é um fator de grande relevância.
Como evitar esses erros?
Para garantir uma implementação bem-sucedida da automatização de processos e evitar os erros mencionados, é fundamental considerar os seguintes pontos:
1. Defina metas e objetivos claros: antes de iniciar qualquer projeto de automatização, estabeleça as metas e objetivos que deseja alcançar.
2. Escolha a solução adequada: evite a tentação de optar pela solução mais barata ou rápida apenas para resolver problemas imediatos. Faça uma análise das opções disponíveis no mercado e escolha uma plataforma que atenda às necessidades da empresa a curto e longo prazo.
3. Mantenha os times alinhados: comunique-se de forma clara e transparente com os colaboradores impactados pelas mudanças decorrentes da automatização.
4. Priorize os processos corretos: antes de começar a automatizar, identifique quais processos são mais críticos e prioritários.
5. Analise a segurança que a solução escolhida oferece: ao escolher uma solução de automatização, certifique-se de que ela oferece medidas de segurança para proteger os seus dados.
Em resumo, podemos dizer que você já garante um excelente começo ao escolher a solução correta para a sua necessidade. Isso vai garantir que os resultados de fato aconteçam e tudo funcione de forma fluida.
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