Confira tudo o que você precisa saber sobre o sistema ERP. O que é, para que serve, porque integrá-lo a outros sistemas, vantagens e muito mais.
Você sabia que no início, o sistema ERP foi projetado com foco apenas em grandes corporações?
Parece difícil de acreditar, ainda mais com o grande número de opções e tipos de ERP que vemos no mercado. De fato, o avanço da tecnologia e a diminuição dos custos de implementação levaram os ERPs às empresas de todos os tamanhos, tipos e modelos.
Atualmente, esse sistema é usado em uma ampla gama de setores e desempenha um papel crucial na gestão de recursos empresariais. Ele permite a conexão de diversas áreas, como finanças, contabilidade, vendas, estoque, produção, recursos humanos e muito mais.
Porém, melhor do que um sistema ERP, só um sistema ERP integrado. E nesse artigo veremos o motivo disso. Você também entenderá o que é um sistema ERP, seus tipos, benefícios, integrações que podem ser feitas e muito mais. Aproveite a leitura!
O que é um ERP e para que ele serve?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Esse software empresarial tem o propósito de automatizar os processos, pensando em estratégias para unir e armazenar dados e facilitar a gestão dos recursos da empresa.
Antes, todas essas funções eram realizadas por ferramentas isoladas de cada um dos setores, ou até mesmo feitas no papel. Hoje esse trabalho manual já não é vantajoso para os negócios.
Os gestores perceberam que a falta de diálogo entre as plataformas, trabalho manual, retrabalho, erros e falta de conexão causavam problemas que afetam diretamente o crescimento de suas empresas.
Foi aí que surgiu a necessidade de integração, e para obter esses benefícios o sistema ERP foi desenvolvido. Essa ferramenta centraliza informações de processos diversos, como, por exemplo:
- Finanças: o sistema sincroniza todas as entradas e saídas de capital
- Fiscal: emissão automatizada de notas fiscais
- Vendas: acompanhamento da jornada do cliente, gestão do número de vendas e organização do fluxo
- Estoque: atualização em tempo real do giro de estoque
- Cadastros: clientes e fornecedores são cadastrados no sistema rapidamente, facilitando a emissão de notas e outros registros
- Logística: planejamento das compras de forma mais precisa, reduzindo custos de estoque e evitando a falta de produtos
- Transporte: monitoramento de pedidos e visibilidade da cadeia de suprimentos
Isso permite a automatização de várias atividades e um controle maior dos fluxos, a partir de uma única ferramenta.
Graças a essa praticidade, diversas empresas passaram a utilizar o ERP. Afinal, quem não deseja usar a tecnologia para aumentar a eficiência do próprio negócio, não é?
O Panorama Mercado ERP apontou que, em 2020, 56% das empresas que aderiram a algum ERP, o fizeram porque viam a necessidade de melhorar a gestão da empresa.
Com essa aderência tão significativa dentro das empresas, a competitividade do mercado aumentou, e as funcionalidades dos ERPs, também. Hoje contamos com opções básicas às altamente avançadas.
Benefícios do ERP
O sistema ERP se tornou essencial para o bom funcionamento de uma empresa que lida com fluxos e processos simultâneos, e isso não acontece à toa. Confira abaixo alguns dos principais benefícios dessa ferramenta:
- Gerenciamento dos processos muito mais preciso e atualizado
- Registros seguros do número de vendas, despachos e cadastros
- Exatidão e acompanhamento dos prazos de entrega
- Melhor comunicação entre os setores
- Tomada de decisão baseada em dados precisos
- Rapidez na implementação de melhorias
Tipos de ERP
Falaremos aqui sobre os tipos de sistema ERP mais conhecidos. São eles: o ERP on-cloud, on-premise, verticalizado e engessado.
ERP On-Cloud (Nuvem)
Esse ERP utiliza um servidor em nuvem, como o próprio nome indica. Sua principal característica é que ele salva e armazena os dados em servidores em nuvem e, por isso, basta um log-in para que o usuário consiga acessar o sistema, independente de onde ele esteja.
→ As vantagens desse tipo de ERP podem ser consideradas superiores considerando a imunidade a acidentes e quedas de energia e a versatilidade de acesso.
ERP On-Premise
Esse tipo de sistema ERP é instalado nos computadores da organização, e deve ser gerido pela empresa que o adquiriu. Também conhecido como servidor, ele armazena os dados e atividades da empresa em um dispositivo físico, e não em nuvem como o ERP on-cloud.
→ A principal vantagem que ele oferece é o controle por ter a estrutura montada no seu próprio ambiente de trabalho.
ERP verticalizado
Esse sistema ERP foi desenvolvido para atender às necessidades de um ponto de vendas único, como lojas físicas ou franquias, por exemplo. Ele oferece um controle e acompanhamento específicos para o setor em foco, por exemplo: um ERP para clínicas dentárias será excelente para empresas desse setor, agora, para um restaurante, não será muito útil.
→ A principal vantagem é que ERPs desse tipo apresentam mais personalização para o setor ao qual foram desenvolvidos.
ERP Engessado
Chegamos aqui a um tipo de sistema ERP atrativo, porém não tão eficaz a longo prazo. Essa opção é muito mais barata, justamente por oferecer mais limitações e menos recursos. O perigo aqui é uma empresa iniciante começar a usá-lo, crescer, e não ter mais condições de mantê-lo. Migrar para outro sistema ERP pode ser (e provavelmente será) um verdadeiro pesadelo.
→ Se a empresa busca uma solução eficiente no médio/longo prazo, essa não é uma boa opção.
O que é integração de sistemas?
Conectar diferentes ferramentas para trocarem informações entre si de forma automatizada.
Esse pode ser considerado o conceito básico da integração de sistemas. Pegar duas ou mais ferramentas completamente desconexas e torná-las ligadas uma a outra. Dessa forma, dados são atualizados em tempo real e processos que envolvem dois, três ou muito mais ferramentas são automatizados. Isso proporciona para a sua empresa:
- Eliminação de retrabalhos e preenchimentos manuais repetitivos
- Automatização de atividades chatas
- Conexão de sistemas isolados, garantindo que as métricas da empresa não sejam imprecisas ou “sujas”
- Mais segurança na transferência de dados de clientes e pedidos
- Identificação de possíveis gargalos e imprevistos antes que estes impactem os demais setores
O que é integração de sistema ERP?
É o processo de conectar e sincronizar o ERP da empresa com outros sistemas utilizados nela. Dessa forma, as informações presentes em todos eles são compartilhadas de forma automática, auxiliando no trabalho conjunto de todos os setores da empresa.
A integração do ERP com outros sistemas faz os seus processos mais ágeis, as suas decisões mais estratégicas e o tempo de todos, melhor utilizado.
Por que devo conectar meu ERP?
Até algum tempo atrás, integrar outros sistemas ao ERP era uma missão difícil, complexa e demorada, que se tornava mais um empecilho, e não uma ajuda.
Hoje, muitos ERPs possuem plugins prontos para a integração com determinados sistemas. Porém, pense comigo, quantas empresas já utilizavam outras ferramentas antes de aderir ao ERP? Ou então, optaram por opções que não eram integradas por oferecerem uma solução mais efetiva para as suas necessidades?
→ Por exemplo: digamos que o seu sistema ERP não possui integração com a plataforma que você acabou de contratar para lançar uma nova linha de produtos na internet. E agora? Você vai precisar redesenhar toda a organização dos seus processos? Isso não me parece muito produtivo.
É fato que um ERP, apesar de fazer muito por uma empresa, não faz tudo.
Você não precisa depender das possibilidades limitadas de sistemas que o seu ERP oferece. Você pode tranquilamente integrá-lo a suas outras ferramentas e resolver todas as suas demandas.
Isso poupará muitas dores de cabeça, e te trará diferenciais competitivos que você nem imagina.
Benefícios e vantagens de integrar o sistema ERP
A integração do ERP com outros sistemas proporciona para a sua empresa uma gestão muito mais abrangente, baseada em dados e sem pontos cegos. Isso acontece porque você terá acesso a:
Eficiência operacional: a automação e sincronização de processos com outros sistemas agiliza as atividades operacionais, economizando tempo e recursos.
Dados em tempo real: compreender e agir rapidamente a partir de informações complexas e Big Data é essencial. As análises e relatórios em tempo real dão às empresas uma vantagem competitiva: a tomada decisões seguras, fundamentadas e imediatas.
Otimização da cadeia de suprimentos: das matérias-primas, processos de produção até a casa do cliente, todos os elementos da gestão da cadeia de suprimentos podem ser otimizados com mais visibilidade.
Escalabilidade e adaptação: a integração de um ERP com outros sistemas facilita a escalabilidade do negócio, permitindo a adição de novas funcionalidades e sistemas à medida que a empresa cresce ou se adapta às mudanças do mercado.
Lembre-se: ao trazer a integração de sistemas para a sua empresa, você também estará trazendo junto:
- Uma fonte única e centralizada de informações
- Estoques atualizados em todos os canais de vendas (virtuais e físicos) de forma automática
- Melhor experiência para seus clientes ao longo da jornada de compra
- Acesso a dados muito mais precisos, organizados e atualizados
Sistemas que podem ser conectados com o seu ERP
Se pararmos para pensar, qualquer ferramenta utilizada na sua empresa poderia se beneficiar da integração com o sistema ERP. Mas, algumas delas são mais comuns e apresentam maior urgência em ser conectadas, como por exemplo:
1. ERP com CRM
CRM é o software voltado para os clientes da empresa no processo de venda. A experiência do cliente na atualidade conta tanto quanto o produto, por essa razão, o CRM entra como uma forma de proporcionar os melhores atendimentos ao público e facilitar a jornada de compra, tornando-o mais satisfatório para o consumidor e a empresa.
No fim das contas o CRM e o ERP devem trabalhar juntos para o crescimento exponencial do seu negócio. E a integração é a melhor forma de fazer isso acontecer.
2. ERP com Business Intelligence (BI)
O Business Intelligence é uma solução que coleta, organiza, analisa e visualiza os dados de uma empresa de forma inteligente, auxiliando no planejamento estratégico da empresa.
As informações compiladas no BI são transformadas em relatórios, gráficos, dashboards e outras visualizações, que são mais fáceis de se interpretar pelos usuários.
Ao integrar o sistema ERP com o BI, se torna possível realizar análises avançadas e a geração de relatórios mais detalhados, oferecendo insights valiosos para a tomada de decisões certeiras.
3. ERP com ERP
A integração de ERPs permite a comunicação e compartilhamento de informações entre diferentes sistemas de gestão, unificando e otimizando processos em toda a empresa.
A integração de um sistema ERP com outro permite o fluxo contínuo de informações entre os sistemas.
Ou seja, os dados atualizados em um ERP serão automaticamente refletidos no outro, eliminando a necessidade de inserção manual de dados em sistemas separados. Isso ajuda a reduzir erros e inconsistências de dados, economizando tempo e melhorando a precisão.
4. ERP com sistema contábil
A integração do sistema ERP com esse tipo de ferramenta garante que as informações financeiras e contábeis sejam consistentes e atualizadas em todos os sistemas relacionados.
Isso significa que os dados financeiros são registrados corretamente, evitando discrepâncias e erros que poderiam levar a decisões erradas ou problemas de conformidade.
Além disso, é possível automatizar diversos processos contábeis, como a geração de relatórios financeiros, cálculo de impostos e pagamento de fornecedores. Isso reduz a carga de trabalho manual, economiza tempo e otimiza os recursos.
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