Entenda como a automatização do RH pode otimizar 7 processos deste setor e aumentar a produtividade dos seus colaboradores.
Com certeza, você já passou pela experiência de contratar um novo colaborador, ou, de ser contratado por uma empresa.
De ambos os lados da moeda, a tecnologia tem se desenvolvido e entregado soluções que proporcionam uma experiência muito mais ágil, confortável e produtiva.
Ao longo deste artigo, veremos exemplos práticos da automatização do RH, destacando alguns benefícios, integrações e como a tecnologia está revolucionando cada etapa do ciclo do colaborador.
O que é a automatização do RH?
A automatização do RH se refere à aplicação de tecnologias e sistemas para otimizar as tarefas e atividades relacionadas à gestão de recursos humanos dentro de uma organização.
A automatização do RH envolve a implementação de softwares, ferramentas e sistemas específicos que lidam com uma variedade de funções, do recrutamento à gestão de desempenho, folha de pagamento, treinamento e desenvolvimento, entre outras áreas.
→ Essa prática visa substituir os processos manuais e repetitivos, permitindo que os profissionais foquem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Vantagens e benefícios da automatização do RH
- Aumento da eficiência operacional
- Redução de erros
- Melhor experiência de contratação
- Economia de custos
- Rastreamento e registro do processo seletivo
- Acesso rápido aos dados
- Melhor gestão do tempo do profissional de RH
Integração ou automatização?
Precisamos deixar claro que a integração é uma forma de realizar a automatização do RH.
Sim, existem algumas ferramentas que já contam com a automação de determinadas funções, mas existem tarefas que só podem ser automatizadas com o auxílio da integração.
Nos exemplos do artigo de hoje, você verá alguns sistemas que, se integrados, permitem a automatização de tarefas que antes não poderiam ser automatizadas.
Agora que estamos na mesma página, vamos conferir os exemplos? Boa leitura!
Exemplos práticos da automatização do RH
1️⃣ Recrutamento e seleção
Uma das etapas mais impactadas pela automatização do RH é o recrutamento e seleção.
Algoritmos avançados permitem uma correspondência mais precisa entre as habilidades dos candidatos e os requisitos da vaga, reduzindo o tempo dedicado à triagem manual, que pode levar horas ou até mesmo dias, dependendo do número de candidatos para a vaga.
Você também pode automatizar as etapas de:
- Avaliação de competências técnicas
- Envio de testes ou questionários aos candidatos
- Análise de perfis em redes sociais (Ex: LinkedIn)
Cruzando os dados desses dois sistemas através da integração, os resultados dos testes da Codility passam a ser diretamente registrados nos perfis dos candidatos no Gupy.
2️⃣ Entrevistas e contratação
A automatização também se estende à etapa de entrevistas, com a introdução de chatbots, sistemas de entrevistas virtuais e agendamentos automatizados.
Dessa forma, os profissionais conseguem poupar tempo e realizar a contratação de forma mais precisa e, ainda, tendo os registros de todo o processo de escolha dos novos profissionais.
→ Exemplo: Quickin + Google Agenda
Você pode integrar esses dois sistemas para que, quando uma entrevista for agendada no Quickin, automaticamente o horário seja travado no Google Agenda dos envolvidos.
3️⃣ Onboarding de novos funcionários
Tradicionalmente, o onboarding envolve uma série de tarefas, como preenchimento de formulários, coleta de documentos, treinamentos iniciais e integração à cultura organizacional.
Mas, com a automatização do RH, as empresas podem criar fluxos automatizados que guiam os novos colaboradores por todas essas etapas, por exemplo:
- Coleta eletrônica de informações pessoais e documentos
- Atribuição automática de treinamentos online (específicos para o cargo)
- Disponibilização de materiais como o código de cultura da empresa
→ Exemplo: SOC + Gmail + EAD Plataforma
É possível mapear no SOC quais são os treinamentos que precisam ser realizados, cadastrar as informações de cada pessoa na EAD Plataforma e enviar as informações via e-mail para cada um, conforme o curso que este fará.
Leia mais sobre integrações com o SOC em: https://fiqon.com.br/gestao-clinica-soc-mais-eficiente-com-3-automacoes/
4️⃣ Folha de pagamento e benefícios
A automatização nessa área simplifica diversas tarefas complexas, proporcionando benefícios tanto para os profissionais de RH quanto para os colaboradores da organização.
As informações pertinentes a salários, descontos, benefícios e demais componentes da folha de pagamento podem ser automaticamente atualizadas e organizadas, assim como os processos de:
- Cálculo de impostos e contribuições
- Gestão de benefícios e vales
- Ajustes automáticos para férias e licenças
→ Exemplo: Omie + Bancos
A partir do Omie, é possível emitir ordens de pagamento e/ou autorizações para débitos automáticos no banco, mantendo a organização e realização dos pagamentos muito mais simples.
5️⃣ Gestão de documentos
Algum tempo atrás, para se encontrar um documento específico, era necessário consultar um arquivo físico, com centenas de pastas e caixas, e buscar no meio de tudo aquilo as informações necessárias.
Hoje, as organizações podem utilizar softwares especializados que oferecem recursos como digitalização, armazenamento em nuvem, e indexação inteligente para facilitar o acesso e a busca rápida de documentos.
Além disso, é possível automatizar o preenchimento de documentos, ao integrar o Google Docs/Word com outros sistemas operacionais.
→ Exemplo: ERP + Google Drive + Google Docs
Quando uma venda é registrada no seu ERP, um novo Doc é criado numa pasta nomeada para aquele cliente dentro do Google Drive, com as informações gerais dele.
6️⃣ Pesquisas internas
Para que o ambiente de trabalho se mantenha agradável aos colaboradores, é importante que as pesquisas internas sejam realizadas periodicamente.
E a automatização não apenas economiza tempo, mas também permite que a equipe de RH se concentre em interpretar os resultados e desenvolver estratégias com base nas informações coletadas.
Assim, a automatização das pesquisas internas não só moderniza o processo, mas contribui para uma gestão orientada a dados no âmbito de Recursos Humanos.
É possível automatizar processos como:
- Envio de pesquisas para setores específicos
- Notificação sobre novas avaliações
- Análise dos dados coletados
- Organização dos feedbacks em arquivos ou dashboards
Ao lançar um formulário de pesquisa na plataforma Feedz, uma mensagem é enviada no canal geral da empresa no Slack, comunicando aos colaboradores que as respostas devem ser enviadas até a data prevista.
7️⃣ Avaliação de Desempenho 360º
A automatização permite uma análise abrangente do colaborador, indo além da simples avaliação do seu desempenho em tarefas específicas.
Por meio da integração dos sistemas internos, como plataformas de realização de tarefas, canais de comunicação interna e murais de recados, é possível obter uma visão holística do envolvimento do colaborador em diferentes áreas da empresa.
Essa abordagem interdisciplinar proporciona uma compreensão mais completa do desempenho e da contribuição do colaborador para a empresa no dia a dia.
→ Exemplo: ClickUp + Feedz + Discord
Integrando o click up, Feedz e Discord, é possível acompanhar a produtividade e engajamento de forma integrada, cruzando dados de todos os sistemas e adquirindo uma visão mais abrangente do comportamento dos colaboradores.
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