Veja como criar notificações inteligentes no Slack e automatizar sua gestão de tarefas com a FiqOn. Passo a passo completo!
Quantas vezes você já esqueceu de uma tarefa importante que ficou perdida no meio de dezenas de outras atividades? Ou então perdeu um prazo porque não recebeu uma notificação adequada sobre mudanças no status de um projeto?
Se você trabalha com equipes remotas ou híbridas, sabe que a comunicação é fundamental para o sucesso dos projetos.
Manter todos da equipe informados sobre atualizações de tarefas se tornou um desafio constante. É aí que as notificações inteligentes entram em cena, facilitando a forma como gerenciamos nossos fluxos de trabalho e mantemos nossa equipe sincronizada em tempo real.
A boa notícia é que você pode automatizar completamente esse processo, criando um sistema de notificações inteligentes que funciona 24/7 sem intervenção manual. Imagine receber uma mensagem automática no Slack toda vez que uma tarefa for concluída, atualizada ou precisar da sua atenção.
Isso não só aumenta a produtividade, mas também elimina aquele estresse de ficar constantemente checando diferentes plataformas. Continue a leitura para ver como fazer essa automação!
O que é o Slack e por que ele é essencial para sua equipe
O Slack é uma plataforma de comunicação empresarial que facilita a troca de informações entre times. Você pode conectar o Slack com outras ferramentas, desde ERPs até sistemas de CRM, criando um ecossistema onde as informações fluem de forma sincronizada.
Para equipes que trabalham remotamente ou em projetos complexos, o Slack se torna ainda mais valioso. Ele permite que todos fiquem na mesma página, literalmente, com notificações em tempo real, compartilhamento de arquivos e threads organizadas que mantêm o contexto das conversas sempre claro.
Conhecendo a FiqOn: sua aliada na automação de processos
A FiqOn é uma ferramenta brasileira de automação que simplifica drasticamente a criação de automações entre diferentes sistemas. Diferente de outras soluções no mercado, a FiqOn foi pensada para ser intuitiva, acessível e, principalmente, eficiente para o mercado brasileiro.
A plataforma oferece uma interface drag-and-drop onde você pode conectar diferentes aplicativos e criar fluxos de trabalho automatizados em poucos minutos.
Por que automatizar notificações é crucial para sua produtividade
Quando você automatiza notificações, está criando um sistema que trabalha por você. Isso significa que nenhuma atualização importante passará despercebida, mesmo quando você estiver focado em outras atividades. Sua equipe receberá informações relevantes no momento certo, no canal certo.
Além disso, a automação reduz o risco de erros humanos. Não há mais chance de esquecer de avisar alguém sobre uma mudança importante ou perder prazos por falta de visibilidade. O sistema se encarrega de manter todos informados automaticamente.
Passo a passo: criando notificações inteligentes no Slack
1. Configure o gatilho
O primeiro passo para criar suas notificações inteligentes é configurar o gatilho na sua ferramenta de gestão de tarefas. Vamos usar o ClickUp como exemplo, mas o processo é similar em outros sistemas.
Você não precisa se limitar a apenas um tipo de gatilho. Na FiqOn, você pode criar múltiplas condições:
- Quando uma tarefa é criada;
- Quando um prazo está próximo;
- Quando uma tarefa fica travada por muito tempo;
- Quando um comentário é adicionado.
No ClickUp, você vai até a seção de automações e cria uma nova regra. Selecione o gatilho e escolha quais mudanças específicas devem disparar a notificação. Por exemplo, você pode configurar para disparar quando uma tarefa sai de “em progresso” para “concluída”.
2. Crie o webhook na FiqOn
Na FiqOn, você cria uma nova integração selecionando “Webhook” como gatilho. A plataforma gera automaticamente um link único que você copiará de volta para o ClickUp.
Esse webhook funciona como uma “ponte” entre os sistemas. Toda vez que algo acontecer no ClickUp (como uma tarefa sendo concluída), ele enviará essas informações para a FiqOn, que então pode processar e reenviar para o Slack.
3. Configure a integração com o Slack
O próximo passo é configurar o que acontece depois que o webhook é disparado. Na FiqOn, você seleciona o Slack como destino e escolhe a ação “mandar mensagem como usuário”.
Você precisará autenticar sua conta do Slack, permitindo que a FiqOn acesse seus canais. Após a autenticação, você pode escolher exatamente qual canal receberá as notificações, seja um canal específico do projeto, um canal geral da equipe ou até mesmo mensagens diretas.
4. Personalizando suas mensagens
Aqui você pode ser criativo. A FiqOn permite que você use dados dinâmicos vindos do ClickUp para criar mensagens informativas e contextualizadas. Por exemplo, em vez de uma mensagem genérica como “tarefa concluída”, você pode configurar:
“A tarefa [nome da tarefa] foi concluída por [nome do usuário] no projeto [nome do projeto]!“
Você pode incluir emojis, links, menções a usuários específicos e qualquer informação relevante que venha do sistema de origem. Isso torna as notificações muito mais úteis e acionáveis.
Confira o passo a passo completo no vídeo abaixo:
Expandindo as possibilidades: outras integrações inteligentes
Notificações por WhatsApp
A FiqOn também permite enviar notificações via WhatsApp usando o Z-API. Isso é especialmente útil para equipes que preferem comunicação mais direta ou para notificações urgentes que precisam de atenção imediata.
Alertas por email
Para situações que requerem registro formal ou quando você precisa notificar stakeholders externos, você pode configurar notificações por email através do Gmail. A FiqOn conecta facilmente com sua conta Google e permite formatação rica dos emails.
Notificações condicionais
Uma funcionalidade mais avançada é criar notificações condicionais. Por exemplo, você pode configurar para que apenas tarefas de alta prioridade geram notificações no Slack, enquanto tarefas comuns são registradas em um canal específico de log.
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