RPA: O que é, como implementar, benefícios e mais

^{Entenda o que é o RPA (Robotic Process Automation) e como ele pode ajudar a sua empresa a não perder mais tempo com atividades repetitivas.}

Humanos e robôs como colegas de trabalho?

Podemos dizer que essa é mais ou menos a ideia do RPA. Colocar robôs de software para realizar atividades que antes eram realizadas por uma pessoa. É como se seus colaboradores tivessem um assistente exclusivamente para realizar tarefas repetitivas.

Ao contrário dos seres humanos, os robôs RPA podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem descanso. Eles são extremamente eficientes em realizar tarefas repetitivas de maneira rápida e precisa. Interessante, não é?

É exatamente sobre isso que falaremos no artigo de hoje. Além de explicar o que é, discutiremos suas aplicações, benefícios e processo de implementação. Boa leitura!

O que é o Robotic Process Automation?

RPA é a sigla para Robotic Process Automation, em português, Automação de Processos Robóticos. Esse termo se refere a uma tecnologia que permite automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras num ambiente de trabalho.

“As organizações estão aproveitando as soluções de RPA para acelerar iniciativas de automação de processos de negócios e seus planos de transformação digital, vinculando seus sistemas legados a seus sonhos digitais para melhorar a eficiência operacional”

-Cathy Tornbohm, analista e vice-presidente do Gartner.

A ideia central do Robotic Process Automation é fazer com que robôs executem tarefas que normalmente seriam realizadas por seres humanos, seguindo um conjunto de regras e instruções predefinidas.

E esses robôs conseguem agir de forma muito similar a um ser humano. Eles interagem com aplicativos, sistemas e interfaces de usuário como um humano faria. Podem clicar em botões, preencher formulários, copiar e colar informações, extrair dados de documentos, enviar e-mails, entre outras atividades.

Inclusive, muitas vezes fazem isso de forma muito mais rápida do que um ser humano faria. Contudo, tanto os humanos quanto os robôs possuem prós e contras quando o assunto é a rotina de trabalho, como veremos na comparação abaixo:

Ambos possuem sua vantagens e desvantagens, e é justamente por isso que eles se complementam. Um RPA sozinho não será tão efetivo, da mesma forma que um ser humano perdendo tempo com atividades repetitivas também perde em produtividade. Portanto, a chave para melhores resultados é unir a inteligência humana ao RPA.

O que o Robotic Process Automation pode fazer pela sua empresa?

“O RPA é o próximo passo lógico para reduzir consideravelmente a necessidade de os trabalhadores executarem tarefas de grande volume baseadas em regras” -Forrester Consulting

A principal vantagem do RPA é que ele permite automatizar processos sem a necessidade de modificar os sistemas existentes. Os robôs de software trabalham na camada de interface do usuário, imitando as ações humanas nos aplicativos e sistemas utilizados pela organização.

→ Isso significa que eles podem ser implementados de forma rápida sem a necessidade de desenvolver ou alterar o software subjacente.

O Robotic Process Automation pode ser aplicado em diversos setores e áreas funcionais, como atendimento ao cliente, finanças, contabilidade, recursos humanos, processamento de pedidos, gerenciamento de dados, entre outros.

Ele é particularmente útil em processos que envolvem a manipulação de dados em vários sistemas ou que requerem integração entre diferentes aplicativos, por exemplo, a coleta, checagem de informações e a criação de relatórios.

Além disso, combinado à Integração de Sistemas, ao Big Data e à Hiperautomação, muito em breve o RPA se tornará uma das maiores tendências do mercado empresarial.

Robotic Process Automation e Integração de sistemas

O RPA pode ser usado como uma “camada de integração” entre diferentes sistemas e aplicativos. Os robôs de software podem interagir com as interfaces dos sistemas existentes, como aplicativos de CRM, ERP, sistemas de contabilidade, entre outros, permitindo que os dados sejam transferidos entre esses sistemas.

Por exemplo, imagine que uma empresa utilize um sistema de CRM para gerenciar informações de clientes e um sistema de contabilidade separado para registrar faturas e pagamentos.

Esses sistemas não têm uma integração direta e os funcionários precisam copiar manualmente as informações dos clientes do sistema de CRM para o sistema de contabilidade.

Com o RPA, é possível automatizar esse processo de integração. O robô de software do RPA pode acessar o sistema de CRM, extrair os dados dos clientes, como nome, endereço, informações de contato e detalhes de faturamento.

Em seguida, ele pode transferir esses dados automaticamente para o sistema de contabilidade, preenchendo formulários e registros necessários. Dessa forma, o Robotic Process Automation atua como uma ponte entre os sistemas, permitindo a transferência de dados de maneira automatizada e precisa.

Essa capacidade é especialmente útil quando há vários sistemas em uso na empresa, cada um com sua própria interface e lógica de funcionamento.

Os robôs de software podem ser facilmente programados para interagir com essas interfaces, navegando entre os menus, preenchendo campos e realizando ações específicas conforme necessário.

RPA e IA

A grande diferença entre Inteligência Artificial e o RPA é que as tarefas realizadas pelo RPA são repetitivas e não são alteradas, enquanto as atividades realizadas pela Inteligência artificial são facilmente personalizáveis.

Ou seja, as tarefas do RPA não são tão flexíveis e adaptáveis a cada situação quanto as tarefas executadas pela IA, que possui aprendizagem de máquina.

→ Porém, isso não impede que uma RPA seja integrada a uma inteligência artificial para otimizar os resultados.

Nesse caso, os robôs de software do RPA podem ser aprimorados com recursos de aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para realizar tarefas mais complexas.

Casos de aplicação do RPA

Automação de processos financeiros: o RPA pode ser aplicado na automação de tarefas contábeis, como reconciliação de contas, processamento de faturas, conciliação de transações e fechamento de demonstrações financeiras.

Atendimento ao cliente e suporte: o RPA atua na melhor eficiência do atendimento ao cliente, com a automatização de respostas a perguntas frequentes, abertura de chamados, processamento de solicitações de reembolso e atualização de informações de clientes em sistemas.

Recursos humanos e gerenciamento de talentos: o RPA pode automatizar tarefas administrativas na área de recursos humanos, como triagem de currículos, processamento de admissões e demissões, atualização de dados de funcionários e processamento de folhas de pagamento.

Supply chain e logística: a automação de processos robóticos auxilia em atividades relacionadas à cadeia de suprimentos, como rastreamento de pedidos, gerenciamento de estoque, previsão de demanda, atualização de informações de transporte e otimização de rotas de entrega.

Setor de saúde e farmacêutico: alguns exemplos do uso de RPA são referentes ao processamento de registros médicos, agendamento de consultas, faturamento de seguros e acompanhamento de tratamentos. A automação melhora a precisão e a velocidade dos processos, além de liberar tempo para os profissionais de saúde se concentrarem no atendimento ao paciente.

Outros Exemplos de processos realizados e auxiliados pelo RPA

• Armazenamento de registro de clientes
• Envio de e-mails
• Emissão de certificados e relatórios periódicos
• Cadastros
• Preenchimento de formulários
• Automação de backup dos sistemas de informação do cliente
• Atualização de inventários de loja
• Onboarding e Offboarding de funcionários
• Processamento de folha de pagamento
• Copiar e colar informações entre dois sistemas diferentes
• Entre muitos outros exemplos!

Desafios na implementação do RPA

• Identificação adequada de processos: um dos primeiros desafios é identificar os processos adequados para automação. Nem todos os processos são adequados para RPA, é importante selecioná-los com atenção.
• Monitoramento: uma vez implementado o RPA, é fundamental monitorar continuamente o desempenho e realizar a manutenção necessária. Os processos automatizados podem exigir atualizações e ajustes ao longo do tempo, e é importante acompanhar os resultados obtidos, medir os KPIs e garantir que as metas estabelecidas estejam sendo alcançadas.
• Reação e adaptabilidade dos funcionários: essencial envolver os colaboradores desde o início e esclarecer que o objetivo do RPA é liberá-los de tarefas repetitivas e permitir que se concentrem em atividades de maior valor agregado.

Benefícios do RPA

Dentre os diversos benefícios do uso do RPA numa empresa, temos:

• Melhoria da qualidade e precisão dos processos
• Economia de tempo das equipes para que se concentrem no trabalho que é realmente estratégico
• Facilita o acompanhamento e realização de tarefas repetitivas
• Aumento da eficiência operacional
• A empresa pode lidar com volumes maiores de trabalho sem aumentar seus gastos
• Redução de trabalhos manuais
• Redução de custos e retrabalhos

Passo a passo para implementar o RPA na sua empresa

Se você está considerando implementar o RPA na sua empresa, siga este passo a passo para garantir uma implantação bem-sucedida:

1. Avalie os processos que necessitam de automação dentro de cada setor: é essencial identificar quais processos precisam ser automatizados e a urgência de cada um. Foque em tarefas repetitivas, que seguem algum tipo de padrão e que demandam um tempo significativo dos seus colaboradores.
2. Defina a prioridade: analise quais setores perdem mais tempo transferindo dados manualmente e os elenque-os por prioridade de automatização.
3. Defina metas e objetivos: estabeleça indicadores-chave de performance (KPIs) para monitorar o progresso e avaliar o sucesso da implementação do RPA.
4. Escolha a ferramenta de RPA adequada: existem diversas ferramentas de RPA disponíveis no mercado, cada uma com suas características e funcionalidades específicas. Realize uma pesquisa detalhada e avalie diferentes opções antes de selecionar a ferramenta mais adequada às necessidades da sua empresa. Considere aspectos como facilidade de uso, escalabilidade, suporte técnico e integração com sistemas existentes.
5. Treine o time e aplique o RPA: hora da implementação de fato. Essa implementação requer o envolvimento e o treinamento adequado dos colaboradores para ser bem-sucedida. Por isso, reúna seu time, explique detalhadamente as mudanças provenientes dessa nova ferramenta e os deixe alinhados a essa mudança. Somente após isso, inicie o uso do RPA.
6. Realize testes e ajustes: nas primeiras semanas, dê uma maior atenção a possíveis alterações e ajustes que possam ser feitos no processo com o RPA para deixar tudo consistente com os objetivos traçados e as informações fluírem da maneira correta.
7. Monitore e avalie constantemente: uma vez implementado o RPA, monitore continuamente o desempenho e avalie os resultados obtidos periodicamente. Acompanhe os KPIs estabelecidos no passo 3 e verifique se as metas estão sendo alcançadas.

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Então não deixe de conferir nosso checklist da automação!

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