Confira um checklist para garantir o sucesso na implementação da automação de processos em sua empresa. Conte com a FiqOn nessa jornada.
A automação de processos tem se mostrado essencial para a otimização da rotina das empresas, trazendo inúmeros benefícios para diversos setores.
Com ela, é possível reduzir erros, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência dos processos. Mas como ter certeza que a sua empresa terá sucesso ao implementar a automação?
Neste artigo, vamos apresentar um checklist que ajudará a garantir isso. Além disso, você conhecerá um pouco mais sobre automação de processos, os benefícios e alguns dos setores que podemos contar com essa vantagem.
O papel da automação de processos na otimização da sua empresa
Antes de falarmos sobre o checklist, é importante entender o que é automação. Estamos falando de um processo que faz ouso da tecnologia para controlar e tornar automática a execução de tarefas.
Por exemplo, o uso de chatbots em atendimento ao cliente.
Antigamente, as empresas contavam com equipes de atendimento que respondiam a perguntas e solucionavam problemas dos clientes por telefone, e-mail ou algum outro recurso que exigia trabalho manual e estava propenso a erros humanos, tempos de espera longos e inconsistências nas respostas.
Com a automação de processos, as empresas podem contar com o auxílio de chatbot, o qual é uma inteligência artificial capaz de simular uma conversa humana.
Eles podem ser integrados aos sistemas de atendimento ao cliente, e ser aprimorados para responder perguntas comuns, fornecer informações sobre produtos e serviços e até mesmo encaminhar as perguntas mais complexas para serem respondidas por um atendente humano, se necessário.
Outro caso interessante de contar com a automação é durante um processo manual de faturamento de uma empresa, que envolve a inserção de dados em sistemas diferentes, a conferência de valores e a emissão de notas fiscais.
Com a automação de processos, ambos os casos podem se beneficiar com a redução do tempo necessário para a execução das tarefas, eliminando erros e aumentando a produtividade.
Os benefícios da automação de processos em diversos setores
A automação traz inúmeros benefícios para diversos setores empresariais. Confira alguns deles:
Redução de erros: a automação elimina a possibilidade de erros humanos, garantindo a precisão dos processos.
Aumento da produtividade: as tarefas são realizadas com mais rapidez e eficiência, aumentando a produtividade da empresa.
Redução de custos: esse processo elimina a necessidade de contratação de mão de obra para a execução de tarefas repetitivas, reduzindo os custos da empresa.
Melhoria da qualidade: a automação garante que os processos sejam realizados da mesma forma, garantindo a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Exemplos de processos que podem ser automatizados
Várias funções, tarefas e setores podem ser automatizados. Confira alguns deles:
Marketing: automação do funil de vendas de sua empresa, permitindo o acompanhamento automatizado dos leads, envio de e-mails personalizados, segmentação de público-alvo e análise de métricas.
Comercial: implementação de um sistema CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o relacionamento com clientes, automatizando tarefas como acompanhamento de oportunidades de venda, geração de propostas e análise de desempenho de vendas.
RH: utilização de um software de gestão de recursos humanos para automatizar processos de recrutamento e seleção, integração de novos funcionários e registro de horas trabalhadas.
Industrial: automação de linhas de produção com o uso de máquinas e robôs, permitindo a execução de tarefas repetitivas, controle de qualidade, monitoramento de estoque e otimização da eficiência produtiva.
Financeiro: implementação de um sistema de gestão financeira que automatize tarefas como emissão de boletos, notas fiscais, controle de contas a pagar e a receber, além de geração de relatórios financeiros.
Gerenciamento de projetos: utilização de uma plataforma de gerenciamento de projetos que centralize todas as informações, tarefas, prazos e comunicação da equipe, permitindo o acompanhamento em tempo real do andamento do projeto e identificação de possíveis problemas.
Administração: implantação de um sistema de gestão administrativa que automatize tarefas como controle de estoque, compras, faturamento, gestão de fornecedores e geração de relatórios, reduzindo erros e aumentando a eficiência das operações.
Customer Success (CS): utilização de um software de CS para automatizar processos de cadastro e nutrição de clientes, acompanhamento de métricas de engajamento, envio de pesquisas de satisfação e gerenciamento de solicitações e problemas dos clientes.
Checklist para garantir o sucesso da sua empresa
Agora que já entendemos o que é automação de processos, qual o seu papel e os benefícios que esse método pode trazer para a sua empresa, vamos ao checklist que garantirá o sucesso na implementação da automação.
✅ Identifique os processos que podem ser automatizados
O primeiro passo para a dar início a essa implementação é identificar os processos que podem ser automatizados na sua empresa. Analise os processos que são repetitivos, que exigem muita intervenção humana e que podem ser integrados com outros sistemas. Esses serão os processos que trarão mais benefícios para a sua empresa ao serem automatizados.
✅ Escolha a ferramenta de automação adequada
Após identificar os processos que podem ser automatizados, é hora de escolher a ferramenta de automação adequada. Existem diversas opções no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Avalie qual sistemas atende melhor às necessidades da sua empresa, considerando questões como custo-benefício e praticidade.
✅ Realize um teste antes da implementação
Antes de implementar a automação de processos, é importante realizar um teste para verificar se tudo está funcionando corretamente. Isso evitará problemas futuros e garantirá que a automação traga os benefícios esperados para a sua empresa.
✅ Capacite a equipe
A automação de processos pode trazer mudanças significativas para a rotina da empresa, sendo assim, é importante capacitar a equipe para lidar com as novas ferramentas e processos. Certifique-se de que todos estejam alinhados para a implementação da automação e para as mudanças que ela trará.
✅ Conte com o auxílio de FiqOn para automatização de processos e integração dos seus sistemas
E para finalizar esse processo, uma boa dica é contar com o auxílio de uma empresa que automatiza sua rotina e integra os seus sistemas.
Para realizar a automação de processos da sua empresa, você já entendeu que será necessário contar com variados sistemas, cada um deles desempenhando função diferente, mas que contribuem para o crescimento da sua empresa.
No entanto, você pode enfrentar alguns problemas, como, por exemplo, perder muito tempo transferindo e analisando dados manualmente de um sistema para outro, sofrer com a falta de comunicação entre essas plataformas e acabar gastando muito com processos repetitivos.
Para não enfrentar esses obstáculos, você pode contar com a FiqOn. Somos uma plataforma IPaaS referência em integração e automação de sistemas. Por meio de nossas soluções queremos proporcionar uma gestão mais ágil e revolucionária para as empresas que querem alavancar (espero que esse seja o desejo da sua empresa).
Por fim…
Saiba que, seguindo esses passos, a sua empresa terá sucesso na implementação da automação de processos.
Mas lembre-se! É importante ter um planejamento bem estruturado e contar com a ajuda de especialistas para garantir que a automação traga os resultados esperados.
Quer automatizar agora? Faça um teste gratuito, estamos prontos para ajudar a sua empresa a alcançar a eficiência que você tanto procura.
