Checklist da automação de processos: como ter certeza que a sua empresa terá sucesso ao implementar esse método?

automação de processos

Confira um checklist para garantir o sucesso na implementação da automação de processos em sua empresa. Conte com a FiqOn nessa jornada.

A automação de processos tem se mostrado essencial para a otimização da rotina das empresas, trazendo inúmeros benefícios para diversos setores.

Com ela, é possível reduzir erros, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência dos processos. Mas como ter certeza que a sua empresa terá sucesso ao implementar a automação? 

Neste artigo, vamos apresentar um checklist que ajudará a garantir isso. Além disso, você conhecerá um pouco mais sobre automação de processos, os benefícios e alguns dos setores que podemos contar com essa vantagem.

O papel da automação de processos na otimização da sua empresa

Antes de falarmos sobre o checklist, é importante entender o que é automação. Estamos falando de um processo que faz ouso da tecnologia para controlar e tornar automática a execução de tarefas.

Por exemplo, o uso de chatbots em atendimento ao cliente.

Antigamente, as empresas contavam com equipes de atendimento que respondiam a perguntas e solucionavam problemas dos clientes por telefone, e-mail ou algum outro recurso que exigia trabalho manual e estava propenso a erros humanos, tempos de espera longos e inconsistências nas respostas.

Com a automação de processos, as empresas podem contar com o auxílio de chatbot, o qual é uma inteligência artificial capaz de simular uma conversa humana. 

Eles podem ser integrados aos sistemas de atendimento ao cliente, e ser aprimorados para responder perguntas comuns, fornecer informações sobre produtos e serviços e até mesmo encaminhar as perguntas mais complexas para serem respondidas por um atendente humano, se necessário.

Outro caso interessante de contar com a automação é durante um processo manual de faturamento de uma empresa, que envolve a inserção de dados em sistemas diferentes, a conferência de valores e a emissão de notas fiscais. 

Com a automação de processos, ambos os casos podem se beneficiar com a redução do tempo necessário para a execução das tarefas, eliminando erros e aumentando a produtividade.

Os benefícios da automação de processos em diversos setores

A automação traz inúmeros benefícios para diversos setores empresariais. Confira alguns deles:

Redução de erros: a automação elimina a possibilidade de erros humanos, garantindo a precisão dos processos.

Aumento da produtividade: as tarefas são realizadas com mais rapidez e eficiência, aumentando a produtividade da empresa.

Redução de custos: esse processo elimina a necessidade de contratação de mão de obra para a execução de tarefas repetitivas, reduzindo os custos da empresa.

Melhoria da qualidade: a automação garante que os processos sejam realizados da mesma forma, garantindo a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.

Exemplos de processos que podem ser automatizados

Várias funções, tarefas e setores podem ser automatizados. Confira alguns deles:

Marketing: automação do funil de vendas de sua empresa, permitindo o acompanhamento automatizado dos leads, envio de e-mails personalizados, segmentação de público-alvo e análise de métricas.

Comercial: implementação de um sistema CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o relacionamento com clientes, automatizando tarefas como acompanhamento de oportunidades de venda, geração de propostas e análise de desempenho de vendas.

RH: utilização de um software de gestão de recursos humanos para automatizar processos de recrutamento e seleção, integração de novos funcionários e registro de horas trabalhadas.

Industrial: automação de linhas de produção com o uso de máquinas e robôs, permitindo a execução de tarefas repetitivas, controle de qualidade, monitoramento de estoque e otimização da eficiência produtiva.

Financeiro: implementação de um sistema de gestão financeira que automatize tarefas como emissão de boletos, notas fiscais, controle de contas a pagar e a receber, além de geração de relatórios financeiros.

Gerenciamento de projetos: utilização de uma plataforma de gerenciamento de projetos que centralize todas as informações, tarefas, prazos e comunicação da equipe, permitindo o acompanhamento em tempo real do andamento do projeto e identificação de possíveis problemas.

Administração: implantação de um sistema de gestão administrativa que automatize tarefas como controle de estoque, compras, faturamento, gestão de fornecedores e geração de relatórios, reduzindo erros e aumentando a eficiência das operações.

Customer Success (CS): utilização de um software de CS para automatizar processos de cadastro e nutrição de clientes, acompanhamento de métricas de engajamento, envio de pesquisas de satisfação e gerenciamento de solicitações e problemas dos clientes.

Checklist para garantir o sucesso da sua empresa

Agora que já entendemos o que é automação de processos, qual o seu papel e os benefícios que esse método pode trazer para a sua empresa, vamos ao checklist que garantirá o sucesso na implementação da automação.

✅ Identifique os processos que podem ser automatizados

O primeiro passo para a dar início a essa implementação é identificar os processos que podem ser automatizados na sua empresa. Analise os processos que são repetitivos, que exigem muita intervenção humana e que podem ser integrados com outros sistemas. Esses serão os processos que trarão mais benefícios para a sua empresa ao serem automatizados.

✅ Escolha a ferramenta de automação adequada

Após identificar os processos que podem ser automatizados, é hora de escolher a ferramenta de automação adequada. Existem diversas opções no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Avalie qual sistemas atende melhor às necessidades da sua empresa, considerando questões como custo-benefício e praticidade.

✅ Realize um teste antes da implementação

Antes de implementar a automação de processos, é importante realizar um teste para verificar se tudo está funcionando corretamente. Isso evitará problemas futuros e garantirá que a automação traga os benefícios esperados para a sua empresa.

✅ Capacite a equipe

A automação de processos pode trazer mudanças significativas para a rotina da empresa, sendo assim, é importante capacitar a equipe para lidar com as novas ferramentas e processos. Certifique-se de que todos estejam alinhados para a implementação da automação e para as mudanças que ela trará.

✅ Conte com o auxílio de FiqOn para automatização de processos e integração dos seus sistemas

E para finalizar esse processo, uma boa dica é contar com o auxílio de uma empresa que automatiza sua rotina e integra os seus sistemas. 

Para realizar a automação de processos da sua empresa, você já entendeu que será necessário contar com variados sistemas, cada um deles desempenhando função diferente, mas que contribuem para o crescimento da sua empresa.

No entanto, você pode enfrentar alguns problemas, como, por exemplo, perder muito tempo transferindo e analisando dados manualmente de um sistema para outro, sofrer com a falta de comunicação entre essas plataformas e acabar gastando muito com processos repetitivos.

Para não enfrentar esses obstáculos, você pode contar com a FiqOn. Somos uma plataforma IPaaS referência em integração e automação de sistemas. Por meio de nossas soluções queremos proporcionar uma gestão mais ágil e revolucionária para as empresas que querem alavancar (espero que esse seja o desejo da sua empresa).

Por fim…

Saiba que, seguindo esses passos, a sua empresa terá sucesso na implementação da automação de processos. 

Mas lembre-se! É importante ter um planejamento bem estruturado e contar com a ajuda de especialistas para garantir que a automação traga os resultados esperados.

Quer automatizar agora? Faça um teste gratuito, estamos prontos para ajudar a sua empresa a alcançar a eficiência que você tanto procura.

Bárbara Lopes

Bárbara atua como redatora há 3 anos, e vê na comunicação uma excelente ferramenta de transformação (seja a comunicação escrita, verbal e em códigos com as mais diversas linguagens da programação).
Compartilhe