Receber uma ligação de um cliente, ter que anotar manualmente tudo o que ele precisa, passar os dados coletados na ligação para uma planilha ou sistema e, muitas vezes, esses dados se perderem: quanta coisa em um processo que pode ser simplificado, não é? Sincronizar dados pode ser muito mais fácil do que você imagina!
Certamente, poder contar com a integração de sistemas traz inúmeros benefícios, e hoje você vai conferir, na prática, como a FiqOn conseguiu unificar o cadastro feito no CRM RD Station com o discador automático da 3C Plus.
Boa leitura!
Qual é a importância em sincronizar dados?
Aqueles que trabalham com vendas sabem: qualquer informação sobre um cliente ou potencial cliente vale muito na negociação. Por isso, é preciso que esses dados sejam constantemente atualizados, além do cadastro dele ser extremamente minucioso para que nada se perca.
Quando se trabalha com vendas por telefone, essa atenção deve ser redobrada, visto que é preciso dar atenção ao cliente e, ao mesmo tempo, conseguir coletar o máximo de informações com relação ao interesse dele.
Mas a FiqOn trouxe a integração de sistemas como saída para agilizar esse atendimento sem perder nada de dados.
INTEGRAR PARA SINCRONIZAR
Sobre o nosso cliente
A demanda foi trazida pela maior clínica de inclusão de prótese de silicone do Brasil, com foco em agendamentos massivos para a realização dos procedimentos em diversas cidades do país.
O problema
Nosso cliente sentia que o processo de cadastro de informações e procedimentos a serem realizados poderia ser muito mais ágil do que o que estava sendo feito. Ele utilizava a funcionalidade de discador automático do sistema 3C Plus para realizar as ligações de modo automático, e as informações advindas das ligações precisavam ir para funis determinados dentro do CRM do RD Station. Era preciso que as chamadas fossem qualificadas, que os vendedores responsáveis fossem identificados e que os dados do cliente fossem cadastrados.
Antes, o processo era feito manualmente, de modo que teriam duas etapas: anotar as informações e, em seguida, cadastrar ligação por ligação no CRM, com informações como: nome, e-mail, telefone, procedimento escolhido, vendedor que conduziu a ligação, unidade, data de agendamento para consulta e anotações adicionais. Com isso, os agentes tornavam-se muito improdutivos, já que focavam em uma atividade que tomava muito tempo diário de cada um deles, além de constantemente perderem dados relevantes para o atendimento.
Sistemas utilizados na integração
➦ 3C Plus: plataforma all-in-one para gestão de comunicação e relacionamento com o cliente;
➦ RD Station: CRM de vendas utilizado para o controle de todo o processo comercial.
A solução, na prática
A solução iniciou dessa forma:
1º Passo | Operador entra em ligação: o discador automático da 3C Plus consegue identificar em menos de 3 segundos se há um atendimento humano no outro lado da linha.
2º Passo | Abertura de pop-up: com a chamada na linha, o próximo passo é a abertura de um pop-up para cadastro das informações coletadas durante a pré-venda. Ele aparece de modo que o agente consegue visualizar o formulário em pop-up e a tela do sistema 3C Plus.
Desafios nesse estágio:
- Como abrir esse pop-up?
- Como relacionar esse preenchimento com o vendedor correto?
- Como relacionar esses dados com o cliente correto?
Foi simples! Usamos o Internal Storage do próprio navegador, como um armazenamento temporário enquanto a página está aberta, a fim de armazenar as informações do cliente. Relacionamos esses dados com as informações que chegavam do Webhook da 3C Plus logo que ele atendia a ligação, tudo isso, certamente, seguindo o que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) prevê.
3º Passo | Envio do formulário preenchido: logo que as informações estão nos campos de preenchimento, o agente clica em “Enviar” e automaticamente esses dados são processados pela FiqOn, indo diretamente para o funil determinado do RD Station.
4º Passo | Fechamento do formulário: sendo possível sincronizar dados e constatando que eles foram enviados para o CRM de vendas, o formulário se fecha sozinho, colocando o pré-vendedor disponível novamente no sistema 3C Plus para novas ligações.
O escopo dessa integração ficou assim:
Sincronizar dados é muito mais prático do que você pensa!
Não deixe que os processos manuais atrapalhem a forma como você trabalha, te fazendo correr riscos como a perda de informações importantes. Para isso, utilize a FiqOn, que te entrega agilidade e robustez do início ao fim da sua integração de sistemas.
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