Distribuir leads para seus vendedores nunca foi tão fácil. Veja, na prática, como é possível automatizar esse processo.

Veja como a FiqOn simplificou um dos maiores desafios enfrentados por um dos nossos clientes: distribuir leads para seus vendedores manualmente.

Considere o seguinte cenário: a sua empresa recebe, em média, 50 a 100 possíveis clientes (os chamados leads) todos os dias. 

Todos esses leads representam oportunidades de negócios que precisam ser atendidas e seguidas pelos seus vendedores. No entanto, surge uma questão fundamental: como determinar qual vendedor deve se comunicar com cada um desses leads? 

É necessário distribuir adequadamente cada lead para os vendedores correspondentes, de acordo com critérios específicos, por exemplo, o funil pelo qual eles são responsáveis por atender, ou até mesmo sua disponibilidade.

No entanto, realizar essa distribuição manualmente, ou seja, o gestor ter que designar manualmente cada lead para o vendedor apropriado, pode ser um processo extremamente demorado e propenso a erros, dado o volume significativo de leads. 

É por isso que no artigo de hoje, você descobrirá como a FiqOn desenvolveu uma solução que ajudou um de nossos parceiros a dar fim ao processo de distribuir leads de forma manual e garantiu mais agilidade no atendimento desses leads. Continue a leitura e entenda.

Por que distribuir leads no CRM para seus colaboradores de forma automatizada?

A automação do ato de distribuir leads elimina a necessidade de atribuição manual de leads a cada colaborador, resultando em economia de tempo e recursos. Isso, por sua vez, permite que os funcionários concentrem seus esforços em tarefas mais estratégicas e produtivas.

Um de nossos clientes tinha como objetivo alcançar essa eficiência, e a FiqOn desempenhou um papel fundamental ao criar uma solução inteligente e automatizada para esse processo.

Agora você verá o passo a passo técnico dessa solução e, quem sabe, perceberá que sua própria empresa também pode se beneficiar de uma integração semelhante à realizada para esse cliente.

INTEGRANDO O PROCESSO DE DISTRIBUIR LEADS

Sobre o nosso cliente

O cliente que integrou conosco é um dos maiores sistemas de gestão e comunicação omnichannel no Brasil, focada em operações de contact centers. Se trata de uma ferramenta em nuvem, criada para agilizar processos, diminuir custos e, principalmente, descomplicar a rotina de empresas de contato de pequeno, médio e grande porte.

O problema

O nosso parceiro enfrentava um grande obstáculo relacionado ao trabalho manual e realização de tarefas repetitivas, principalmente quando o assunto era a geração, atendimento e o processo de distribuir leads para a equipe de vendas

O que acontece é que eles utilizavam 3 sistemas: o primeiro, um CRM de Marketing, o Active Campaign, era usado para a gestão dos leads vindos via Inbound Marketing. Nesse software eles eram qualificados.

Em seguida, esses leads eram enviados para outro software, o PipeDrive, utilizado pelo time comercial da empresa para de fato todo o contato com o cliente e gerenciamento das atividades de venda.

E, por último, na hora do contato em si com o cliente, ou seja, da ligação era utilizado o discador 3C Plus.

O processo parece bem estruturado, mas, na prática, não estava funcionando muito bem, justamente porque essas ferramentas não se comunicavam. 

Era preciso pegar os dados do Active, copiar manualmente para o PipeDrive e ainda, na hora de distribuir leads para os SDRs (Sales Development Representative) era preciso que os gestores alocassem manualmente os leads para cada um deles, medindo:

  • Quem estava mais livre
  • Por qual funil o SDR era responsável
  • Qual a quantidade de leads diários ele deveria receber.

Um trabalhão que fazia os gestores dessa empresa perder muito tempo. 

Sistemas utilizados na integração:

  • ActiveCampaign:  uma poderosa ferramenta de e-mail marketing e CRM, que tem como principal destaque seu sistema interno de automações. 
  • Pipedrive: um software que ajuda empresas a gerenciar suas atividades de vendas.
  • Google Sheets: o Google Sheets é uma ferramenta de planilhas online oferecida pelo Google. 
  • Banco de Dados: o cliente tinha um banco de dados para onde as informações eram enviadas.
  • Discador automático 3C Plus: o sistema 3C oferece os serviços de discagem automática, WhatsApp, SMS, receptivo, rotas de telefonia; e outras soluções em canais de comunicação
  • A própria FiqOn.

A solução, na prática

A solução iniciava com a automatização do processo de envio dos leads entre as plataformas Active e PipeDrive

1º passo: sempre que um lead ingressava no ActiveCampaign, seja através de uma campanha de marketing, um formulário ou mesmo via Landing Page, ele era automaticamente direcionado para a FiqOn por meio de uma automação.

A partir disso, seguimos para o processo de distribuir leads:

Assim que esse contato era incorporado à nossa plataforma, a primeira ação que tomávamos era consultar o banco de dados da empresa.

Ali, planejávamos a logística de encaminhamento desse contato para um SDR específico. A solução da FiqOn permitia uma distribuição mais inteligente desses leads, evitando o envio aleatório para qualquer um dos SDRs.

E como era feita essa distribuição?

2º passo: desenvolvemos uma automação que determinava, com base em um cálculo matemático, qual SDR seria atribuído a cada um dos leads. Essa atribuição era realizada com base em registros de atividade.

Por exemplo, suponhamos que a empresa tenha 30 SDRs, dos quais 10 trabalham no funil de indicação, 10 no funil de inbound e outros 10 no funil de recuperação. 

Cada um desses SDRs passava a receber leads conforme o funil em que trabalhava, considerando também sua disponibilidade. Isso impedia que houvesse erros, como, por exemplo, enviar o contato que deveria ser de inbound para um SDR que era do funil de indicações, e vice-versa.

3º passo: uma vez que a solução da FiqOn determinava qual SDR deveria receber o lead, todas as informações preenchidas eram transferidas do ambiente de marketing (Active) para o ambiente de vendas (Pipedrive).

4º passo: para aprimorar ainda mais o controle da 3C, um registro era criado em uma planilha do Google Sheets. Isso permitia com que nosso parceiro:

  • Monitorasse os contatos atribuídos ao SDR escolhido.
  • Acompanhasse a quantidade de leads na fila e quem seria o próximo destinatário.
  • Identificasse qualquer sobrecarga de trabalho de um SDR.
  • Tivesse os dados prontamente à disposição.

Em resumo, acontecia como na imagem abaixo:

5º passo: para concluir de maneira eficaz, uma solicitação é enviada ao sistema do nosso cliente. Esse gatilho desencadeia uma resposta no discador da 3C, que efetua uma chamada automática para o respectivo lead em questão de segundos.

Essa abordagem agiliza consideravelmente o atendimento, proporcionando ao lead uma ligação logo após o preenchimento do formulário.

Viu só como é fácil distribuir leads dos seus sistemas de forma mais inteligente?

Essa inclusive é uma integração que você pode replicar na sua empresa, de forma ágil e simples: é só se tornar parceiro da FiqOn, a integradora de sistemas que pode criar essa solução para você!

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Você conhecerá a FiqOn enquanto conversa com um dos nossos especialistas sobre as possibilidades de integração para o seu negócio.

Bárbara Lopes

Bárbara Lopes

Bárbara atua como redatora há 3 anos, e vê na comunicação uma excelente ferramenta de transformação (seja a comunicação escrita, verbal e em códigos com as mais diversas linguagens da programação).
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