No conteúdo “na prática” de hoje você descobre como realizar a criação de negócios no Agendor de forma automática, a partir de dados do Gmail.
Ter acesso a soluções personalizadas de integração traz benefícios únicos às empresas. Ao se desprender das “fórmulas prontas”, um mundo de possibilidades é aberto para trazer ainda mais eficiência ao dia a dia dos negócios.
Esse é o caso da solução que falaremos hoje, neste artigo do “Na Prática”.
Mesmo que o ERP do nosso cliente não permitisse as integrações necessárias para realizarmos a demanda, nós conseguimos contornar a situação e oferecer um resultado ainda mais completo do que o esperado.
Curioso para ver como fizemos isso? Continue a leitura e descubra!
Por que realizar integrações para criação de negócios?
Há diversos motivos para realizar a integração para criação de negócios. Primeiramente, a criação de negócios precisa conter todos os dados e informações de forma exata. Um erro de digitação pode causar uma bola de neve de informações perdidas.
Além disso, quando há um grande volume de novas informações geradas todos os dias, o tempo que leva para atualizar e realizar a criação de negócios manualmente é desgastante e prejudicial para a produtividade dos colaboradores.
Realizar o processo de criação de negócios automaticamente trará benefícios como:
- Economia de tempo
- Agilidade na realização atividade (feita em segundos)
- Atualização em tempo real dos dados
- Eliminação dos retrabalhos e erros
- Tranquilidade por ter as informações seguras
Sobre o nosso cliente
A empresa que hoje está desfrutando de uma produtividade muito mais alta atua em todo o país no segmento de compressores e serviços B2B.
O problema
A dificuldade do nosso cliente era encontrar uma forma de manter todos os dados dos clientes e orçamentos (presentes em seu ERP) atualizados no Agendor, sem precisar que uma pessoa se dedicasse a essa função.
O ERP desse cliente não permite integrações, então, a solução que desenvolvemos acontece por meio da coleta de dados através do Gmail. Ali, os orçamentos são enviados e todas as informações necessárias são coletadas.
Sistemas utilizados na integração
- Agendor: é uma plataforma de CRM e gestão comercial com versões web e mobile (Android e iOS) que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas B2B.
- Gmail: serviço gratuito de e-mail criado pela Google em 2004, e usado por grande parte das empresas e pessoas ao redor do mundo.
A solução, na prática
A integração que desenvolvemos consiste, em resumo, na criação de negócios automática no Agendor com base nas informações que são extraídas em PDFs vindos do Gmail.
Fluxo Principal – Create New Deals (Scheduler)
Este evento é o fluxo principal da integração, sendo responsável por fazer toda a criação de negócios no Agendor.
O fluxo é ativado por um Scheduler de um intervalo de 1 minuto que busca novos e-mails não lidos e com a tag BUDGET dentro do Gmail.
→ Foi realizada uma configuração para os e-mails da integração que serão enviados para o Gmail conterem #1329, assim a tag BUDGET é filtrada e adicionada dentro do Gmail.
Em seguida, ocorre um loop com os e-mails que foram retornados e enviados para o evento ‘Get Email Informations‘, retornando as informações do PDF do orçamento.
Logo após, é passado para o próximo evento, ‘Search and Update Company‘, responsável por procurar e atualizar a empresa dentro do Agendor.
Por fim, é acionado o evento ‘Update Products‘, que é responsável por criar e atualizar os produtos dentro do Agendor.
Ao final destes três eventos, o fluxo possui todas as informações necessárias para realizar a criação de negócios. Assim, é feita a verificação se já existe um negócio com o orçamento específico. É criado um novo negócio caso não exista, e atualizado caso exista.
Evento Get Email Informations
Esse é o fluxo encarregado de extrair as informações do e-mail dentro do Gmail. Para isso, é feita uma requisição para detalhar as informações do e-mail recebido.
Com isso, é retornado as partes do Body do e-mail, sendo filtrado a parte que possui o PDF. Então, é feita outra request para retornar o conteúdo desse PDF.
Com o retorno do base64 do PDF, é utilizado a função /getPdfAndConvert do Helpers para extrair todas as informações do PDF. Ao final, a tag UNREAD do Gmail é removida para que o fluxo não leia o PDF duas vezes.
Evento Search And Update Company
Fluxo encarregado de buscar a empresa dentro do Agendor e atualizar suas informações.
São passados três parâmetros para a busca da empresa, na seguinte ordem: CNPJ, Nome da Empresa e E-mail.
Caso seja encontrado com alguns desses parâmetros, não é feita a busca pelos demais. Se não existir uma empresa, ela é criada.
Ao final do fluxo, as informações da empresa são atualizadas dentro do Agendor.
Evento Update Products
Esse fluxo foi realizado para auxiliar ainda mais o nosso cliente. Ele é responsável por ler as informações dos produtos, cadastrá-los e atualizá-los dentro do Agendor.
Para conseguirmos fazer isso, é necessário fazer um tratamento dos dados do PDF. Após isso, buscamos todos os produtos do Agendor para verificar se o produto já existe e depois fazemos o cadastro ou atualização dos produtos.
O nome do produto será composto pela sua descrição e seu código para garantir que o nome seja único, pois o Agendor não permite produtos com o mesmo nome.
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