Integração com ChatBot: veja como essa automação agilizou a rotina de um dos nossos parceiros!

^{Confira, na prática, um exemplo de como a integração com chatbot automatizou a rotina de um dos parceiros da FiqOn.}

A capacidade de usar chatbots para automatizar tarefas de comunicação revoluciona a maneira como as empresas interagem com seus clientes, colaboradores e parceiros. Isso é fato?

Mas você sabia que pode ter mais uma aliada nesse processo? Estou falando da integração de sistemas. Uma tecnologia capaz de conectar as ferramentas usadas e maximizar os benefícios que elas podem proporcionar.

No artigo de hoje você conhecerá o caso de um dos nossos clientes que precisava fazer com que o seu sistema e um chatbot trocassem informações. E nesse caso a solução foi efetuar uma integração com chatbot.

Por que realizar uma integração com chatbot?

Um dos principais benefícios da integração com chatbots é a capacidade de oferecer atendimento e suporte 24/7, o que é especialmente valioso em um mundo que nunca dorme. 

Os chatbots podem responder a perguntas comuns, direcionar os clientes para informações relevantes e até mesmo realizar transações simples, sem a necessidade de intervenção humana. 

Isso não apenas economiza o tempo e os recursos do seu time, mas também melhora a satisfação do cliente ao fornecer respostas rápidas e consistentes. 

INTEGRAÇÃO COM CHATBOT PARA AUTOMATIZAR A GESTÃO DE UMA CLÍNICA.

O problema

O grande problema do nosso parceiro era a falta de produtividade. Era preciso consultar uma lista de agendamentos clínicos marcados para o dia seguinte, que ainda não foram confirmados pelos pacientes. 

Em outras palavras, os pacientes haviam agendado consultas, mas nosso parceiro não tinha a certeza de que os pacientes compareceriam às consultas, e precisavam mandar mensagem para cada um deles manualmente.

O problema envolveu dois desafios principais:

• Identificação de agendamentos pendentes: era preciso identificar quais agendamentos estavam pendentes de confirmação. Isso implica que eles precisavam de um sistema acompanhasse os agendamentos e indicasse quais ainda não haviam sido confirmados pelos pacientes.

• Comunicação com os pacientes: uma vez identificados os agendamentos pendentes, havia a necessidade de entrar em contato com os pacientes para obter confirmação.

Isso envolvia a comunicação direta com os pacientes via WhatsApp, onde seriam apresentadas opções de ação, como: confirmar, cancelar ou reagendar a consulta.

A FiqOn resolveu esse problema realizando uma conexão entre o software de gestão da clínica e um chatbot. Confira a seguir os sistemas envolvidos nesse fluxo e como foi o passo a passo dessa solução.

Sistemas utilizados na integração

• Clínica nas nuvens: um software para gestão de clínicas de saúde
• AlôChat: um chatbot muito utilizado por hospitais, clínicas e empresas na área da saúde

A solução, na prática

Desenvolvemos uma integração que conecta a API da Clínica nas Nuvens para acessar a lista de agendamentos clínicos pendentes de confirmação para o dia seguinte. Em seguida, utilizasse a API do chatbot “AlôChat” para entrar em contato via WhatsApp com os pacientes e oferecer opções de interação em relação aos agendamentos: como confirmar, cancelar ou reagendar.

Posteriormente, a integração captura a resposta dada pelo paciente e altera o status do agendamento no sistema responsável, ou encaminha para um atendente encarregado pelo processo de reagendamento.

Para que todas essas ações necessárias para a integração fossem desenvolvidas, nós criamos um fluxo que realizava essas ações:

1. Encontrar agendamentos
   1. Formata as datas de pesquisa para o dia seguinte (D+1).
   2. Limpa a planilha de execuções, removendo os dados do dia anterior usados como relatório da integração, conforme as solicitações do cliente.

2. Obter agendamentos:
   1. Realiza uma solicitação GET à API da Clínica nas Nuvens para buscar os agendamentos.
   2. Itera sobre os resultados, filtrando os agendamentos com o status “AGENDADO”, ou seja, pendentes de confirmação.
   3. Registra os dados necessários para consulta posterior no armazenamento interno.
3. Enviar interação inicial:
   1. Busca no armazenamento interno os pacientes a serem notificados via WhatsApp.
   2. Abre atendimentos usando a API do AlôChat com os números de telefone extraídos da Clínica nas Nuvens e registrados no armazenamento interno.
   3. Se o atendimento for aberto > Enviar mensagem (ou seja, notifica o paciente).
   4. Se atendimento não pode ser aberto > Coloca registro como resolvido e modifica seu status no armazenamento interno, para que posteriormente suas mensagens não sejam consideradas.
4. Registrar contato na planilha:
   1. Registra na planilha de relatório o nome, número de telefone e a hora da tentativa de contato.
   2. Caso o resultado da tentativa de contato tenha sido falho, há a anotação do “motivo” (erro retornado pela API).
5. Gerenciamento de chat:
   1. Extrai dados das mensagens enviadas via webhook pelo chatbot.
   2. Valida a conformidade da mensagem recebida, verificando se o paciente já teve uma resolução anterior para evitar duplicatas.
   3. Se a mensagem for válida, identifica a ação com base em um único número entre 1-3, onde 1 representa confirmação, 2 cancelamento e 3 reagendamento.
   4. Se for uma confirmação ou cancelamento, atualiza o status do agendamento para confirmado ou cancelado (usando o ID salvo anteriormente no armazenamento interno).
   5. Se for um reagendamento, fecha o atendimento atual do AlôChat para aquele número e reabre o chat com uma etiqueta “reagendamento” para notificar os atendentes.
6. Marcar Registro como Resolvido:
   1. Após ações bem-sucedidas, como confirmação, cancelamento ou reagendamento, a integração marca o registro do paciente como “resolvido.” Isso impede que a integração interprete futuras mensagens desse paciente como escolhas de opção, uma vez que o status já foi atualizado.
7. Registro de Ação na Planilha:
   1. A integração mantém um registro detalhado em uma planilha ou relatório, identificando qual opção (confirmação, cancelamento ou reagendamento) foi escolhida pelo paciente em questão. Isso é útil para rastrear o histórico de ações realizadas para cada agendamento.

Veja como ficou o escopo dessa integração:

O que acha de realizar uma integração com chatbot?

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