No conteúdo desse “na prática”, veja como um de nossos clientes deu fim ao “Control C e Control V” e automatizou o preenchimento de planilhas.
No mundo da gestão de dados, a importância de planilhas é inegável. No entanto, mesmo com ferramentas poderosas à disposição para organizar e analisar informações, há situações em que elas revelam suas limitações, tornando-se ineficientes.
É nesse contexto que a automação surge como uma verdadeira salvação para aqueles que lidam diariamente com a tediosa tarefa de manipular grandes volumes de dados manualmente.
No artigo de hoje você conhecerá o caso de um dos nossos clientes que precisava fazer com que o seu sistema ERP e o Excel trocassem informações de forma automática.
Assim como muitas outras empresas, esse cliente enfrentava a necessidade de transferir informações essenciais de forma ágil e precisa entre essas duas ferramentas, e a automação foi a solução ideal para otimizar esse processo.
Por que automatizar o preenchimento de planilhas?
Há diversos motivos do porquê automatizar o preenchimento de planilhas.
Primeiro, lembre-se de você todos os dias digitando números, verificando fórmulas e inserindo dados. É um processo demorado e sujeito a erros, e ainda que te ocupa um tempo que devia ser dedicado a tarefas mais produtivas.
Agora, com automação, todo esse processo acontece no piloto automático. Você apenas fornece os dados, ou indica em qual local eles estão, e o computador faz o preenchimento de planilhas de forma rápida e precisa.
Foi com uma demanda como essa e sofrendo com muito trabalho manual que nosso cliente nos procurou. Explicamos que era possível resolver esse problema integrando os sistemas que eles utilizavam.
Agora, como foi feita essa integração é o que você verá ao longo desse artigo. Continue a leitura e descubra, na prática, o que a FiqOn fez por essa empresa!
INTEGRANDO O PROCESSO DE CAPTURA E ENVIO DE LEADS
Sobre o nosso cliente
A empresa que integrou seus sistemas conosco é uma distribuidora de produtos automotivos e atua tanto com atacado, quanto varejo.
O problema
A grande questão enfrentada pela empresa era relacionada a um processo conhecido popularmente como “Control C e Control V” – o preenchimento de planilhas de forma manual.
Basicamente o nosso parceiro perdia muito tempo extraindo os dados os quais ele precisava direto do seu ERP e inserindo ele manualmente em uma planilha do Excel. Esse processo precisava acontecer para que ele tivesse controle de todas as informações e realizasse a análise de dados necessária para a empresa!
O cliente reclamou principalmente de uma grande perda de tempo quando era o momento de analisar esses dados. Isso acontecia porque era preciso copiar informações de cada um dos clientes – e não são poucas pessoas.
Sistemas utilizados na integração
- ERP Sankhya: software de gestão empresarial que ajuda empresas de setores como contabilidade, finanças, vendas, compras, entre outros.
- Excel: um popular software de planilha, oferece uma ampla gama de recursos, incluindo cálculo, gráficos, tabelas e funções personalizadas.
- Oracle Database: é um dos sistemas de gerenciamento de banco de dados mais poderosos e amplamente utilizados em todo o mundo.
A solução, na prática
Agora, vamos te contar exatamente como solucionamos esse grande problema! Veja o passo a passo de como a FiqOn conectou os sistemas do nosso parceiro e tornou o processo de transferência de dados automático.
➥Observação: a Sankhya não tinha o método correto para a integração ser realizada via API, por essa razão essa integração foi feita via Banco de Dados, no caso o Oracle.
Como solução, nós propomos coletar todos os dados de um cliente que estão ativos no mês ali. Informações essas como:
- Nome
- Informações de compra e etc
E enviar todos esses dados para o Excel.
Como foi desenvolvida, tecnicamente, essa integração?
Como a ideia por trás dessa integração é conectar o software “Sankhya” para obter informações sobre os clientes atualmente ativos e que tiveram algum tipo de atividade no mês atual.
O fluxo de integração ocorria dessa forma:
- Montagem de consultas no Oracle: o processo inicia com a montagem de consultas no banco de dados para serem usadas por meio de uma interface de programação (API).
- Criação de uma view: isso acontece porque o método desejado, que era a API, não estava disponível. Portanto, foi necessário criar uma visualização no banco de dados para acessar as informações da Sankhya.
- Armazenamento: as consultas são armazenadas em uma área de armazenamento temporário chamada “$.TEMP_1.clientQueries”.
- Uso do middleware: um middleware de ‘for each'” é usado para executar essas consultas e armazenar os resultados em “$.TEMP_1.clientes”.
- Tradução dos dados: uma função adicional é usada para organizar os dados em um formato que pode ser enviado para o Excel. Nesse ponto, a URL (endereço na web) correta é incluída, porque a API do Excel requer que o número de itens nos dados seja especificado na URL usando um valor exato.
- Configuração da variável: Além disso, é feito a configuração de uma variável chamada “$.TEMP_1.while” como “verdadeira”. Isso é feito porque a API do Excel às vezes desconecta a conexão em vez de processar as solicitações imediatamente.
- Transmissão dos dados para o Excel: no fim é usado um loop “WHILE” para garantir que a solicitação continue sendo feita até ser atendida. Isso é feito porque as respostas da API podem levar algum tempo, até 30 minutos em alguns casos.
- O fluxo é finalizado: quando a API atende à solicitação, “$.TEMP_1.while” é definida como “falsa”, encerrando o loop.
Após todo o processo realizado, os dados do ERP Sankhya passaram a ser adicionados no Excel com automação. E assim, nosso parceiro deu adeus ao “Control C e Control V”.
Veja como ficou o escopo dessa integração:
E aí? Essa solução agilizaria os processos da sua empresa?
Se chegou até aqui, é porque se interessou pelo assunto. E eu tenho certeza que agora você deve estar pensando que também precisa de uma solução como essa, principalmente para automatizar o preenchimento de planilhas na sua empresa.
Para conquistar isso é fácil: você precisa se tornar parceiro da FiqOn, a integradora de sistemas que dará fim aos seus processos manuais.
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