Automatizar nunca foi tão simples! Descubra quais são as 6 atividades que podem ser colocadas no piloto automático da sua empresa.
A automação está revolucionando a rotina de trabalho das empresas. Muito em breve, todas as organizações terão ao menos uma automação em seus processos, isso não é mais uma questão de diferencial, mas de necessidade.
Da simplificação dos agendamentos em clínicas até a emissão de boletos em milésimos de segundo, a automação está redefinindo a eficiência operacional, e ao longo desta leitura vamos falar exatamente sobre isso.
Você vai descobrir 6 tarefas que você pode automatizar e provavelmente não sabia. Essas atividades estão relacionadas aos setores de Marketing, Vendas, Financeiro e Saúde.
Preparado? Boa leitura!
Como as atividades podem ser automatizadas?
Existem diversas formas de automatizar processos nas empresas, as formas mais comuns de se fazer isso são:
1. Investir em sistemas que já têm algumas funções automatizadas
Essa opção funciona para empresas que buscam automatizar atividades mais simples, como o disparo de e-mails e mensagens.
2. Integrar dois ou mais sistemas para automatizar atividades que envolvem dados de ambas as partes
Esse tipo de automação acontece da seguinte forma:
→ Os sistemas envolvidos são integrados, ou seja, conectados
→ Os dados desses sistemas são compartilhados entre eles de forma automática
→ Fazendo com que determinadas tarefas sejam passíveis de acontecer instantaneamente
Entenda esse assunto mais a fundo aqui: https://fiqon.com.br/automacao-de-sistemas-grande-diferencial-para-empresa/
6 TAREFAS QUE VOCÊ PODE AUTOMATIZAR E NÃO SABIA
1. Atualização de agendamentos
Quando falamos de clínicas médicas, odontológicas, de estética, entre outros, sabemos que o agendamento e atualização de horários são atividades que podem ser estressantes e demoradas.
Porém, é possível automatizar não apenas o agendamento de horários, como também outras atividades que envolvem esse processo. Por exemplo:
→ Sincronização de agendas
→ Envio de mensagens de confirmação de presença
→ Reagendamentos
→ Envio de e-mails informativos sobre o que levar na consulta
→ Atualização de agendamentos em diferentes sistemas
Exemplo:
Realizamos uma integração que consome a API Clínica nas Nuvens para consultar a listagem de agendamentos clínicos do dia seguinte ainda pendentes de confirmação por parte do paciente.
Então, utilizamos a API do AlôChat para entrar em contato via WhatsApp e disponibilizar opções de interações frente ao agendamento como:
- Confirmar
- Cancelar
- Reagendar
Posteriormente, a integração captura a resposta dada pelo paciente e altera o status do agendamento no sistema responsável ou encaminha para um atendente encarregado pelo processo de reagendamento.
Simples, efetivo e automático. Não tem coisa melhor, não é?
2. Conciliação bancária
A conciliação bancária é um processo crucial para garantir a precisão e a integridade das transações financeiras. Essa abordagem não só economiza tempo, mas também aumenta a confiabilidade das informações financeiras da empresa.
Automatizar esse processo facilita a rotina de diversas formas:
→ Evita erros
→ Poupa tempo
→ Garante a atualização em tempo real das informações
Exemplo:
Ao integrar um sistema de contabilidade, como o QuickBooks, com o sistema bancário da sua empresa, como o Banco ABC, é possível fazer com que as transações bancárias sejam automaticamente importadas e reconciliadas no sistema de contabilidade.
Leia mais em: https://fiqon.com.br/a-integracao-dos-sistemas-sera-mesmo-para-o-seu-setor/
3. Enriquecimento de leads
Passar o dia inteiro buscando dados para enriquecer os novos leads já é coisa do passado! Ao automatizar esse processo, você garante que os leads sejam enviados ao comercial já enriquecidos em questão de segundos, e não horas.
É possível automatizar o enriquecimento de diversas formas, e desfrutar de benefícios como:
→ Agilidade no atendimento
→ Economia de tempo
→ Mais produtividade para o time
As informações coletadas podem ser as que mais fazem sentido para a sua estratégia comercial, por exemplo:
→ Cargos
→ Nome da empresa
→ E-mail corporativo
→ Número de funcionários
Exemplo:
Realizamos uma integração entre 3 sistemas para um parceiro, e, após o processo de coleta de dados do lead, este era enriquecido com a inserção do e-mail corporativo, coletado no sistema Apollo.
Leia mais sobre essa integração em: https://fiqon.com.br/na-pratica/captura-de-leads-descubra-como-automatizar/
4. Preenchimento e criação de contratos
Já imaginou a tranquilidade em saber que ao fechar uma venda, o contrato é enviado em questão de segundos ao seu cliente? Pois é, esse é um dos luxos de quem conta com automação: tudo é feito no piloto automático.
→ Coletar as informações necessárias
→ Inserir no contrato
→ Enviar ao cliente
→ Notificar o responsável que o processo obteve êxito
→ Notificar o responsável quando o contrato é assinado
Exemplo:
Temos um cliente que ajuda pessoas a conseguir a cidadania alemã, e automatizamos alguns processos para ele:
- Os leads desse cliente entram no site dele e preenchem um formulário do TypeForm, dali, as perguntas e respostas são enviadas para uma planilha do Google Sheets (para fins de registro e salvar os dados)
- No ClickSign, quando o contrato é fechado, as informações são salvas e usadas para gerar uma venda na Conta Azul. Ali, caso o cliente já tenha uma conta, ela apenas é vinculada, caso não tenha, a conta é criada automaticamente.
- Logo após gerar a venda, cria-se uma task no Todoist com o nome do cliente e as informações coletadas sobre ele.
Já imaginou se fosse preciso realizar essas tarefas todas manualmente, de uma por uma? Com certeza, isso gastaria um tempo desnecessário.
Agora, as empresas podem ter processos automatizados e muito mais eficientes!
5. Atualização de relatórios
Relatórios fazem parte do cotidiano de quase todos os setores empresariais. Marketing, Vendas, Financeiro, enfim, todos utilizam os relatórios como forma de acompanhar o desempenho de determinadas atividades e ações.
O problema é que muitos softwares que disponibilizam essa função, não atualizam as informações de forma instantânea, ou então, não cruzam os dados presentes ali com os dados de outros sistemas, levando a análises imprecisas e nada seguras para embasar a tomada de decisão.
Agora, quando o cruzamento de dados e atualização de informações são automatizados, sua empresa adquire uma vantagem competitiva gigantesca.
A visão dos seus processos se torna muito mais precisa e você consegue enxergar todos os possíveis gargalos. Você pode automatizar a atualização dos relatórios de:
→ Desempenho de campanhas de marketing
→ Cadência comercial
→ Jornada do cliente
→ Métricas personalizadas da sua empresa
→ Fluxo de caixa
→ Desempenho de colaboradores
Exemplo:
Para um parceiro, automatizamos a comunicação entre alguns sistemas para coletar informações, insights, métricas em geral do Facebook e Instagram, que foram centralizadas em uma planilha do Google Sheets com formatações personalizadas, cálculos comparativos e porcentagens.
Dessa forma, criamos um relatório personalizado e atualizado em tempo real para nosso cliente ficar por dentro de todas as métricas das campanhas dele, algo que antes era feito manualmente todos os dias.
6. Emissão de boletos
Já imaginou reduzir o tempo de emissão de boletos da sua empresa para milésimos de segundo? Isso é possível com automação!
Um processo que levaria horas para ser realizado, agora pode ser feito sem nenhum colaborador seu precisar apertar algum botão. Os benefícios disso são muitos, entre eles:
→ Economia de tempo
→ Precisão nas informações preenchidas
→ Agilidade e eficiência
→ Maior produtividade
Exemplo:
Um exemplo disso foi a automação que construímos para que todas as informações necessárias para a criação de boletos no Itaú fossem enviadas automaticamente.
Com a resposta do banco, utilizamos das informações do boleto para gerar um layout de boleto em PDF, e depois disso, com o boleto gerado, inserimos o mesmo no servidor FTP do cliente.
E pronto, um boleto gerado sem nenhuma interferência manual no processo!
Agora é hora de prática!
Espero que essas ideias tenham te inspirado a automatizar as tarefas do dia a dia do seu negócio!
E aí, essa leitura te trouxe alguma ideia de automação para aplicar na sua empresa? Conte com a FiqOn para realizar essas automações para você!
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